Conseils d'experts pour ne pas perdre de temps en réunions de travail inutiles

Mettez fin aux réunions inutiles (Photo : Getty Images/iStockphoto)

Combien d'heures avez-vous passées en réunions qui auraient pu (et auraient potentiellement dû) être des e-mails ?

Lorsque vous avez une liste de tâches plus longue que la file d'attente de Padella un vendredi soir, chaque minute compte. Perdre un temps précieux qui pourrait être consacré à un travail réel n'est tout simplement pas une option.

Cela ne veut pas dire que les réunions n'ont pas leur valeur, du fait de la cohésion d'équipe à la créativité qui découle d'un brainstorming en face à face.

Cependant, ils peuvent souvent dévier de la piste et écraser, épuisant votre temps sans offrir d'avantages à tous les participants.

Une étude a révélé que les cadres passent près de 23 heures par semaine en réunion, tandis que la Harvard Business Review a constaté que 92 % des employés considèrent les réunions comme coûteuses et improductives.

De plus, il a été démontré que ces réunions inutiles ont un impact négatif sur le bien-être mental et physique du personnel, tout en réduisant la productivité et la satisfaction au travail.

Quelque chose doit être fait, mais ce n'est pas aussi simple que de refuser vos invitations numériques (du moins si vous ne voulez pas de discipline). Au lieu de cela, vous devez rationaliser les réunions dont vous disposez pour vous assurer qu'elles ne vous privent pas plus de votre journée que strictement nécessaire.

Récupérez votre temps grâce à ces conseils de Joshua Zerkel, CPO et Head of Global Engagement Marketing (Community) chez Asana.

Effectuer un audit des réunions

« Avec 58 % de la journée de travail consacrée au » travail sur le travail « (réunions inutiles et tâches de coordination du travail telles que la poursuite des délais ou la recherche d'informations), les employés sont continuellement distraits des travaux d'experts pour lesquels ils ont été embauchés », Joshua raconte Metro.co.uk. « S'attaquer au surmenage des réunions est l'un des moyens les plus rapides pour les équipes de commencer à gagner du temps. »

Pour cela, jetez un œil aux rendez-vous déjà présents dans votre agenda. Si la majorité est réservée pour la même durée (généralement 30 minutes ou une heure), cela peut suggérer « un manque de réflexion sur la façon de maximiser le temps ».

Vous pouvez alors apporter votre analyse à votre patron et à l'ensemble de l'équipe, en gardant les choses factuelles plutôt que de vous appuyer sur des déclarations basées sur des opinions.

Certaines réunions sont nécessaires – mais pas toutes (Photo : Getty Images)

Joshua poursuit : « Il faut la collaboration de chaque équipe et service pour résoudre ce problème. Les dirigeants peuvent autoriser leurs équipes à effacer les calendriers individuels pendant 48 heures, puis à ne rajouter que des réunions récurrentes jugées d'une valeur et d'une nécessité réelles. apocalypse », 265 heures collectives ont été économisées sur les appels et les conférences de faible valeur. Comment est-ce pour l'efficacité ?

Accélérer les choses

Maintenant que vous avez séparé le bon grain de la réunion de l'ivraie de la réunion, il est temps de vous assurer que celles que vous avez sont aussi brèves que possible.

Plus : Tendance

Que nous réserve aujourd'hui ? Votre horoscope du 17 mai 2023

Rêve électrique ? Ce que c'est vraiment de parcourir 285 miles jusqu'aux lacs dans une voiture Leccy

Tesco : Liste complète des 30 essentiels alimentaires avec des prix réduits

Joshua conseille : « Si une réunion est censée être une conversation rapide, réglez-la sur 10 minutes au lieu de clôturer une demi-heure entière , car les employés supposeront automatiquement que toute l'équipe allouée doit être épuisée.

« De plus, dans la mesure du possible, essayez de réduire les réunions de cinq ou 10 minutes. Laisser les gens partir tôt, plutôt que de traîner une réunion pour remplir le temps, peut faire une différence significative dans la journée de travail.'

Si ça traîne ou si les gens sont sur des sujets sans rapport, mentionnez ce sinon, vous travaillez sur ou mettez en surbrillance des domaines où votre contribution n'est pas requise, puis demandez à vous retirer en fonction des priorités.

« J'encourage souvent les gens à planifier deux réunions consécutives de 15 minutes », ajoute Joshua.

'Cela a au moins deux avantages. Premièrement, les gens sont plus enclins à conclure la première réunion à temps pour éviter d'être en retard pour la seconde.

« Deuxièmement, la recherche montre que l'heure précédant une réunion semble raccourcie en raison de l'anticipation, ce qui a un impact négatif sur la concentration. » La planification de deux réunions consécutives de 15 minutes permet de minimiser ce temps d'anticipation négatif et peut aider à augmenter la productivité. '

Venez préparé

Beaucoup de temps peut être perdu lorsque les réunions ne sont pas ciblées, donc un ordre du jour est nécessaire pour garder les choses structurées et succinctes.

Si vous êtes un manager, envisagez de créer un ordre du jour avant chaque réunion, ou si vous êtes un employé, suggérez la pratique à votre patron. Présentez-le comme un moyen de vous aider à rester sur le sujet plutôt qu'une critique de leur style de gestion pour éviter qu'ils ne deviennent sur la défensive. réunions sans ordre du jour », ajoute Joshia.

« Il est essentiel de s'assurer que tous les points de l'ordre du jour mènent à des discussions productives, en évitant les points de discussion inutiles qui peuvent être traités par un message rapide.

'Lorsque les employés savent que les réunions seront courtes et directes, ils seront plus susceptibles d'être attentifs et de contribuer de manière significative.'

La qualité plutôt que la quantité est l'objectif ici, réduisant le stress et l'épuisement que vous ressentez chaque fois que vous recevez une invitation à un calendrier.

Avez-vous une histoire à partager ?< /strong>